Come semplificare la nota spese con la digitalizzazione

3' di lettura 22/12/2022 - La digitalizzazione è divenuto ormai uno degli obiettivi prioritari per le aziende al fine di rimanere competitivi sul mercato e rispondere alle esigenze in termini di velocità e capacità di adattamento. In questo contesto, sono sempre di più le organizzazione che hanno intrapreso questo cambiamento epocale, alla luce dei grandi vantaggi per quanto concerne i livelli di produttività, rilevante risparmio di tempo e denaro e maggiore sicurezza per quanto riguarda i rischi collegati all’errore umano. 

La dotazione di sistemi digitali risulta essere particolarmente utile come supporto per il reparto delle Risorse Umane, che quotidianamente è impegnato in innumerevoli attività, alcune delle quali puramente amministrative e caratterizzate da ripetitività e basso valore aggiunto, come ad esempio il controllo delle spese sostenute dai dipendenti, comunemente conosciuto come nota spese.

Cos’è la nota spese

La nota spese è un documento che viene costantemente compilato dai dipendenti per rendicontare le spese sostenute dai lavoratori per ottenere un rimborso da parte dell’azienda. Solitamente nella nota spese vengono appuntati gli esborsi economici del capitale umano in caso di trasferte, viaggi di lavoro, acquisti per conto della società, meeting e cene con il portafoglio clienti e, in generale, tutto ciò che viene anticipato e che l’organizzazione è tenuta a restituire ai propri membri.

La nota spese può essere redatta in forma cartacea, ma è tendenza attuale quella di utilizzare il digitale, al fine di ridurre al minimo dimenticanze, errori e perdite dettate dalla componente umana. A livello di layout, una nota spese redatta nel migliore dei modi parte con l’indicazione della ragione sociale, degli indirizzi e di tutti i riferimenti dell’azienda, ai quali seguono i dati del dipendente (anagrafica, posizione lavorativa, etc.).

Lo spazio successivo è dedicato alle attività da rimborsare, evidenziando il periodo di riferimento delle spese e il luogo nel quale sono state sostenute, nonché le motivazioni (viaggio, hotel, cena, etc.) e l’ammontare. Infine una parte sarà dedicata ad eventuali commenti e annotazioni poste in essere dal dipendente per semplificare il processo di verifica da parte dell’azienda. In allegato alla nota spese, sarà premura del lavoratore apporre scontrini, ricevute e tutto il necessario per documentare l’effettiva spesa, per poter constatare la veridicità e procedere al rimborso.

In linea generale, non esiste un formato standard, ma seguire queste linee guida può essere davvero utile per entrambe le parti in causa.

La digitalizzazione della nota spese

Come accennato in precedenza, in passato la nota spese era sostanzialmente in formato cartaceo, con il reale pericolo sia per il dipendente che per l’azienda di perdere documenti rilevanti, come scontrini, ticket e ricevute e compromettere la verifica o il rimborso delle spese sostenute. Per ovviare a queste criticità, le aziende stanno facendo grande uso di software di gestione delle spese che, grazie all’automazione e alla semplicità di utilizzo, rendono la rendicontazione veloce, snella e controllabile in tempo reale, centralizzando tutte le informazioni in un sistema sicuro e altamente performante.

Con questi strumenti, infatti, è possibile inserire tutte le spese in pochissimi minuti, con un rilevante risparmio di tempo per i dipendenti e, allo stesso modo, l’amministrazione potrà controllare, approvare o rifiutare i rimborsi con un semplice click, avendo a disposizione tutta la documentazione relativa in formato digitale, senza il rischio di errori o perdite, con un grande risparmio di tempo e maggiore serenità per tutta l’organizzazione. Inoltre, con la gestione della nota spese in digitale, sarà possibile aggiungere report e commenti sulle singole spese e chiedere in ogni momento informazioni aggiuntive, attivando anche il servizio di notifica istantanea ogni volta che un dipendente richiede il rimborso, potendo i lavoratori anche verificare i motivi di un eventuale rifiuto.

Infine, potendo filtrare per data, progetto e team, l’azienda verificherà in modo puntale ogni spesa, prendendo di conseguenza le decisioni migliori per quanto concerne la riduzione dei costi e constatando quali aree generano più profitti.